Masalah yang sering dialami di Meeting Project

Meeting project adalah salah salah satu sarana komunikasi di lingkungan project untuk membahas kemajuan, issue atau kendala, dan action plan-nya. Meskipun meeting ini adalah salah satu agenda penting, tetapi ada beberapa hal sering saya temukan yang hal tersebut membuat meeting tersebut tidak efektif atau berkualitas.

Dalam tulisan ini, saya ingin membagikan pengalaman akan beberapa hal yang dapat menjadikan meeting menjadi kurang efektif dan berkualitas adalah sebagai berikut.

Kehadiran peserta yang tidak tepat waktu

Ini salah satu hal yang paling kronis, yaitu kehadiran peserta yang tidak tepat waktu. Ingat kedisiplinan kita dalam mengadiri agenda meeting tepat waktu adalah mencerminkan tingkat penghargaan kita terhadap yang mengundang. Lebih jauhnya, itu adalah salah profil keprofesionalan anda dalam bekerja.

Saya anggap ungkapan yang memaklumi bahwa kita orang Indonesia itu tidak dapat on-time, itu harusnya salah besar. Ini hanya masalah komitmen untuk menepati janji.

Jika kita sebagai event organizer, sebaiknya agenda meeting yang di set via email diberikan reminder 30 menit atau 1 jam sebelumnya. Sehingga peserta mendapatkan reminder secara otomatis.

Jika kita sebagai peserta, usahakanlah datang sebelum meeting dimulai. Idealnya 15 menit sebelum dimulai. Jika memang tidak dapat menghadiri meeting tersebut, disarankan untuk memberikan konfirmasi ketidakhadiran 1 hari sebelumnya.

Peserta yang tidak menguasai issue yang akan dibahas

Di beberapa kasus, terkadang peserta yang diundang hadir tanpa persiapan dan tidak menguasai materi yang akan dibahas atau diputuskan. Terkadang hal ini diperparah jika peserta yang diundang tidak dapat hadir dan mewakilkan ke orang lain dengan tidak dibekali dengan materi yang cukup, sehingga datang ke meeting tanpa persiapan.

Saran untuk hal ini adalah dengan menginformasikan agenda dan topik apa saja yang akan dibahas sehingga peserta atau undangan meeting dapat mempersiapkan bahan atau materi.

Jika memungkinkan, berikan hard copy agenda atau materi yang akan dibahas sebelum meeting dimulai.

Agenda meeting yang tidak sistematis dan menjadi seperti ngobrol biasa

Terkadang meeting proyek menjadi tidak efektif secara waktu karena interupsi dari agenda yang sedang dibahas. Interupsi ini terkadang menyita waktu atau bahkan lebih lama dari agendanya itu sendiri.

Fungsi moderator untuk mengingatkan peserta meeting untuk menyelesaikan meeting sesuai agenda akan menjadi sangat penting. Kita dapat meminta atau menjadwalkan waktu khusus untuk membahas hal lain diluar yang telah diagendakan atau yang membutuhkan waktu yang lebih lama dari yang telah disediakan.

Kita juga disarankan mengingatkan berapa lama durasi waktu yang akan digunakan untuk meeting, dan berapa durasi waktu yang tersisa. Dengan demikian, meeting terkondisikan menepati slot waktunya.

Kedisiplinan untuk melakukan meeting tanpa adanya gangguan

Dengan adanya kemudahan teknologi mobile phone atau gadget, seringkali ini malah menjadikan gangguan yang seharusnya dapat dikurangi atau bahkan dihindarkan sama sekali. Ganguan yang biasa terjadi adalah terganggu karena ada telepon atau peserta meeting sibuk membalas pesan atau bermain dengan gadget-nya.

Hal yang dapat diusahakan adalah dengan memberlakukan komitmen bersama untuk men-silent hp, atau dibeberapa perusahaan malah hp nya harus dikumpulkan terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada distraction dari hp atau gadget.

Catatan diskusi meeting yang tidak dicatat atau dituliskan

Sangat disarankan bahwa meeting proyek sebaiknya dicatat, sehingga apa yang didiskusikan, apa yang diputuskan, serta apa yang perlu ditindak lanjuti menjadi jelas.

Jangan hanya mengandalkan ingatan dan konfirmasi verbal. Ini guna menghindari adanya missunderstanding, penyangkalan di kemudian hari, ataupun malah perubahan dengan apa yang dibahas selama meeting.

Usahakan jika memungkinkan menuliskan minutes of meeting dan ditampilkan langsung ke peserta meeting. Jika tidak bisa, draft minutes dapat segera dibuat dan disebarkan ke peserta meeting untuk direview dan dikonfirmasi jika ada hal yang tidak sesuai.

Tindak lanjut dari meeting sebelumnya tidak dilakukan

Hal terakhir yang seringkali diabaikan adalah follow-up atau tindak lanjut dari hal-hal yang dibahas pada saat meeting. Tips sederhana yang saya pelajari adalah dengan mencetat atau print catatan minutes of meeting, dibawa serta dan ditandai sebagai salah satu follow up. Hal sederhana seperti mencorat-coret kertas minutes atau meng-highlight-nya issue-issue-nya akan sangat membantu.

Hal-hal tersebut di atas merupakan hal yang sering saya temui dan alami. Jika anda pernah menjumpai atau mengalami hal serupa atau hal yang lain, anda dapat membagikan pengalamannya di kolom komentar.

Terima kasih sudah berkunjung ya!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *