Overview
Proposal adalah salah satu dokumen yang dibuat dengan hubungannnya terhadap suatu tujuan yang ingin dicapai. Ragamnya dapat berupa proposal kegiatan, proposal bisnis, proposal proyek dan sebagainya. Di dunia proyek pun erat berhubungan dengan proposal, bahkan sudah hampir semua proyek harus melalui tahapan proposal.
Sebetulnya apa yang dimaksud dengan proposal dan apa saja jenisnya? Pada artikel ini akan membahas tentang apa itu proposal, tipe, dan karakteristiknya.
Apa itu Proposal?
Mengacu kepada definisi OXFORD, pengertian proposal adalah sebagai berikut:
A plan or suggestion, especially a formal or written one, put forwared for consideration or discussion by others; The action of proposing a plan or suggestion.
Apa Fungsi dari Proposal?
Pada awalnya, proposal merupakan sebuah bentuk bagian dari penjualan dan pemasaran; Dokumen ini merinci masalah dari client serta peluangnya, serta tawaran solusi serta strategi terhadap masalah client tersebut.
Tipe Proposal
Mengacu pada Handbook from Writing Proposals, 2nd Edition dari Robert J. Hamper, proposal dapat dikategorikan menjadi 4 (empat) tipe, yaitu:
- Internal proposals
- Solicited proposals
- Unsolicited proposals
- Sole-source proposals
1.Internal Proposals
Tipe proposal ini dibuat oleh dan untuk internal perusahaan. Ini dapat dibuat oleh satu departemen atau lintas departemen atau bagian. Proposal ini bertujuan untuk mendapat dukungan dari manajemen terkait sebuah ide, gagasan, atau bahkan sebuah proyek.
2.Solicited Proposals
Tipe proposal ini merupakan sebuah jawaban atau response terhadap request for proposal (RFP), request for quotation (RFQ), atau undangan tender (bid invitation) yang dikirimkan client.
Terkadang, client juga dapat mengirimkan bentuk request for information (RFI) daripada bentuk dokumen RFP atau RFQ.
Adapun pengertian RFI dan RFQ adalah sebagai berikut
Request for Information (RFI)
Dokumen RFI dari client bertujuan untuk:
- Mendapatkan informasi terhadap kebutuhan client tersebut
- Mendapatkan informasi terhadap teknologi atau dukungan yang mungkin diperlukan
- Informasi mengenai solusi yang mungkin ditawarkan dan realistis
- Konfirmasi terhadap requirement yang diperlukan.
Pada banyak kasus, RFI dapat menjadi langkah awal menuju ke RFP.
Request for Quotation (RFQ)
Client akan mengirimkan RFQ ke perusahaan atau bidder yang potensial. Dokumen RFQ memiliki informasi terkait requirement yang lebih detail dibandingkan yang ada di RFP. Dalam dokumen ini, client dapat meminta informasi sebagai berikut:
- Penawaran spesifik (specific quotes) untuk setiap pekerjaan yang telah diinformasikan sebelumnya
- Rencana Staffing atau alokasi tenaga kerja, dan contoh pekerjaan yang telah dilakukan (benchmarks),
- Uraian detail terkait jam kerja beserta biayanya.
3.Unsolicited Proposals
Sebuah perusahaan mungkin dapat memulai untuk mengirimkan proposal tanpa harus menerima RFP dari client. Dalam hal ini, mereka mengirimnya sebagai bagian dari usaha mendapatkan bisnis baru. Proposal ini dikirimkan kepada beberapa client, yang dianggap potensial, bertujuan secara persuasif untuk mendapatkan sebuah kontrak kerja atau bisnis.
Bentuk proposal ini sebaiknya hanya dibuat dan dikirimkan ketika perusahan mempunyai alasan kuat untuk mendapatkan bisnis tersebut.
4.Sole-Source Proposals
Terkadang, client atau sebuah lembaga pemerintah telah memiliki rekanan perusahaan untuk menyediakan produk ataupun jasa. Ini dimungkinkan karena pengalaman dan track-recordyang baik. Proposal tipe ini tidak ditujukan untuk mendapatkan pekerjaan atau contract, tetapi lebih kepada pemenuhan regulasi baik di perusahaan client tersebut maupun pemerintah.
Summary
Setelah penjelasan yang cukup panjang di atas, ringkasan tipe proposal serta perbandingan keunggulan dan kekurangannya dapat dilihat pada tabel berikut
| Tipe Proposal | Keunggulan | Kekurangan |
| Internal proposal | -Mengetahui kebutuhan internal perusahaan -Komunikasi lebih mudah -Pengambilan keputusan lebih cepat | Dapat menyebabkan kekurangan sumberdaya (resources) |
| Solicited proposal | Perusahaan dapat menentukan berdasarkan ketersediaan resources, kemampuan, pengalaman, dan perhitungan waktu/biaya. | Perusahaan mungkin perlu menghabiskan resources yang bernilai |
| Unsolicited proposal | Perusahaan dapat memperkenalkanclient potensial | Proposal tidak dibuat secara spesifik untuk client tertentu. Perusahaan mungkin mendapat bisnis lebih banyak daripada yang dapat dikelolanya |
| Sole-Source Contract | Tidak perlu ada resources untuk mendapatkan kontrak. | Perusahaan yang diluar memiliki kesempatan yang kecil atau bahkan tidak memiliki kesempatan selain perusahaan yang biasanya. Perusahaan yang menang kemungkinan perlu menggunakan spesifikasi dan ketentuan dari perusahaan sebelumnya. |
Referensi
- Hamper, R. J., & Baugh, L. S. (2010). Handbook For Writing Proposals, Second Edition. New York, United States: McGraw-Hill Education.