Site Instruction atau Engineer Instruction di Proyek Konstruksi

Ada beragam bentuk komunikasi yang dapat dilakukan di site. Terkadang dengan ritme proyek yang cepat, instruksi-instruksi yang diberikan dari pihak Engineer atau Client tidak tercatat atau terdokumentasikan dengan baik. Salah bentuk format komunikasi untuk mendokumentasikan instruksi-instruksi ini dikenal dengan istilah Site Instruction (SI) atau Engineer Instruction (EI).

Apakah SI atau EI ?

SI atau EI merupakan bentuk komunikasi formal dari pihak Engineer (Konsultan) kepada kontraktor yang berisi instruksi mengenai sesuatu hal terkait teknis pekerjaan.

Mengapa diperlukan SI atau EI?

SI atau EI digunakan pada untuk mengkomunikasikan dan memformalkan instruksi teknis kapada pihak kontraktor. Engineer harus menyertakan instruksi yang jelas dengan dilengkapi gambar penunjangnya.

Pada sebagian kasus, SI atau EI berpotensi terhadap adanya dampak waktu atau biaya. Dengan demikian, pada saat SI itu dibuat, Engineer harus mencantumkan informasi apakah issue tersebut berdampak pada cost dan schedule atau tidak.

Pada dokumen SI telah diterima kontraktor, pihak kontraktor harus menjawab atau memberitahukan pihak Engineer bahwa SI tersebut telah diterima, dimengerti dan dapat dilaksanakan.

Jika SI tersebut berisi instruksi untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang di luar scope of work, pihak kontraktor berhak untuk menerima atau menolak instruksi tersebut. Jawaban dari pihak kontraktor mengenai apakah SI tersebut akan terima atau ditolak hendaknya diberikan sesegera mungkin sehingga pihak Engineer dapat menindaklanjutinya.

Kontraktor seringkali mengabaikan pentingnya instruksi-instruksi dari Engineer / konsultan itu terdokumentasi. Hal ini seringkali mengakibatkan proses claim dari instruksi yang memiliki dampak cost dan waktu menjadi sulit karena tidak tercatat dan terdokumentasikan.

Tips Membuat Site Instruction (SI)

Berikut adalah beberapa tips untuk pihak yang membuat site instruction:

  1. Tuliskan instruksi secara spesifik
  2. Berikan informasi sejelas mungkin dengan kalimat yang jelas dan ringkas.
  3. Berikan ilustrasi berupa sketsa atau gambar yang dapat memperjelas instruksi tersebut
  4. Berikan indikasi apakah instruksi tersebut memiliki dampak cost atau waktu
  5. Ingatkan kontraktor akan respon atau jawaban dari SI yang telah anda kirimkan.

Tips Menerima Site Instruction

Adapun tips bagi pihak yang menerima site instruction dari pihak Engineer atau konsultan:

  1. Periksa dan pahami instruksi yang diberikan, jika instruksinya tidak jelas segera minta klarifikasi.
  2. Periksa data dan lampirannya, apakah sesuai dengan instruksi yang diberikan ataukah masih perlu data tambahan
  3. Periksa apakah itu memiliki dampak cost atau waktu? Jika ya, segera berikan feedback.
  4. Jika anda tidak dapat melaksanakan instruksi tersebut, segera informasikan pihak Engineer atau konsultan yang memberikan instruksi.
  5. Simpan dan dokumentasikan file SI tersebut secara baik.

Semoga informasinya bermanfaat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *